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Para qué sirve Slack

Seguro que si no utilizas Slack lo has oído nombrar o conoces a personas que lo utilizan. Esta herramienta de comunicación y colaboración basada en la nube está revolucionando las comunicaciones en las empresas. Aún no está muy extendida, pero su uso no para de crecer de manera exponencial.

Si has caído en el error de pensar que es un simple chat, vamos a explicarte por qué te equivocas y por qué la necesitas. Este programa se utiliza tanto para comunicación interna de la empresa como para externa con socios y colaboradores. Su principal finalidad y su razón de ser es simplificar todos los flujos de comunicación.

Más allá de su función de mensajería instantánea, cuenta con más de 2000 integraciones, como pueden ser Google Docs y Trello. Permite compartir documentos y archivos de cualquier tipo, así como seguir el progreso de un equipo de trabajo concreto. Y por si fuera poco, su interfaz no puede ser más intuitiva y fácil de utilizar.

Sin duda hablamos de la mejor alternativa al correo electrónico, sobre todo a nivel interno. Y es que siempre puedes consultar el historial de las conversaciones, así como acceder a los archivos compartidos. Seguramente terminarás por sustituir el correo electrónico por Slack, dejando el primero sólo para mensajes de clientes.

Por si te lo estás preguntando, la aplicación está disponible en español y ofrece una versión gratuita que te resultará más que útil. Después de probarla, te plantearás seriamente pagar por otras funcionalidades.

Te garantizo que esta es la herramienta que necesita tu departamento de marketing digital para optimizar su comunicación y el proceso de trabajo. A continuación, los aspectos más relevantes de este maravilloso programa.

Funcionalidades básicas de Slack para mejorar tu flujo de comunicación

Funciones básicas de Slack

Slack es la solución cuando no existe un único canal de comunicación en tu empresa, es decir, siempre. Email, Whatsapp, teléfono, redes sociales…los usamos todos. Esto se traduce en que la información termina por desordenarse y pierde usabilidad, y por lo tanto efectividad. Slack centraliza y ordenado toda la información del equipo de trabajo.

Como decíamos, es una herramienta de mensajería instantánea, lo cual por si solo, no es un motivo para utilizarla. Si te digo que registra todas las interacciones que se dan entre los usuarios tampoco es nada del otro mundo. Whatsapp también lo hace, dejando grabadas las conversaciones o subiéndolas a la nube.

Pero más allá del chat, es una herramienta que se puede emplear como base del conocimiento, ya que los usuarios pueden buscar información relevante en los historiales y acceder a los contenidos fácilmente. También se puede dar seguimiento a conversaciones que por su naturaleza tengan una especial importancia.

La versión móvil te permite estar online en cualquier momento en cualquier lugar, lo cual es especialmente útil si hay alguna urgencia. Y te permite dar a Whatsapp un uso más personal, de manera que sólo atiendas Slack en los horarios que quieras. También tienes la opción de mostrar si estás o no disponible.

Una de las funcionalidades mejor valoradas es que puede servir como centro de notificaciones. Al integrar otras aplicaciones, puedes recibir notificaciones de estas sin tener que cambiar de programa o iniciar sesión. Más rápido y más eficaz.

Recordatorios, llamadas de voz o videollamadas, privatización de canales, envío de documentos… hay poco que se te ocurra que no puedas hacer con Slack.

Motivos para utilizar Slack en tus flujos de comunicación y trabajo

Si aún te preguntas si Slack es para ti, vamos a darte algunos motivos más por los que este programa facilitará tu día a día. Vamos a contarte algunas situaciones que seguramente te suenen. Algunas incluso serán motivo de pequeños problemas o retrasos en los flujos de trabajo de equipos que requieren gran colaboración.

Slack es para ti porque:

  • Tu equipo de trabajo cuenta con varios miembros que comparten archivos de manera recurrente.
  • Os comunicáis por correo electrónico normalmente, lo que causa que a veces se pierda información o se invierta demasiado tiempo en acceder a ella.
  • Cruzáis tanta información que clasificarla no resulte eficiente porque tenéis que invertir mucho tiempo para estas funciones.
  • El trabajo en equipo se demora porque los archivos no se distribuyen adecuadamente y a veces vais a diferentes tiempos.
  • Estás buscando cómo mejorar la colaboración y simplificar los flujos de trabajo.

Si te suena todo esto, necesitas utilizar Slack y necesitas que tu equipo se acostumbre a utilizarlo a diario.

El Plan Gratuito de Slack tiene acceso a todas las funciones básicas de la aplicación, y te permite realizar 10 integraciones con tras apps, como por ejemplo Google Drive y Office. Tienes acceso a los últimos 10.000 mensajes, y puedes realizar llamadas de voz o videollamadas individuales o colectivas. El almacenamiento para archivos es de 5Gb. Nada mal para empezar.

Si esto se te queda corto, el primer plan tiene un precio de 6,25€/mes y aumenta el espacio a 10Gb, además de otras posibilidades. Si quieres, te dejamos un enlace para que puedas ver los diferentes planes y precios de Slack.

Primeros pasos para comenzar a utilizar Slack con tus compañeros

Cómo hacer integraciones en Slack

Configurar Slack y empezar a utilizarla es un proceso rápido, sencillo e intuitivo. Tienes que visitar su web y seleccionar “Pruébalo Gratis”. Sólo tienes que facilitar un email y una contraseña para iniciar sesión en la app. Tras ocuparte del típico email de confirmación que te enviarán, ya puedes ingresar en Slack y enviar invitaciones a los miembros de tu equipo para que se registren.

Lo primero será crear diferentes canales de comunicación para distintos grupos de trabajo, como por ejemplo: marketing, web, administración, etc. Así, cada grupo trabajará desde su propia sala y la información estará ordenada desde el principio. Además, los usuarios recibirán notificaciones sólo de los canales en los que estén.

Para enviar tu primer mensaje directo, grupal o individual, de texto o con archivos adjuntos, sólo tienes que fijarte en la barra lateral izquierda y seleccionar un canal o un usuario. Puedes escribir el nombre del usuario o agregar nuevas personas.

Cada vez que alguien te hable, Slack te avisará mediante una notificación, ya sea desde un canal o un mensaje privado. Los mensajes no leídos aparecen en negrita, y si alguien te menciona, verás una insignia color rojo junto al canal o usuario. También recibirás notificaciones por email o en tu smartphone. Estas opciones, así como los sonidos de aviso son personalizables.

También puedes reaccionar con emojis para simplificar las conversaciones y economizar tiempo. Situando el cursor sobre el mensaje verás el icono “añadir reacción”.

Una de las funcionalidades más valoradas de Slack son las integraciones que permite. Esto te permite ahorrar tiempo y automatizar procesos de trabajo en un proyecto determinado. En la esquina inferior izquierda hay un icono con un rayo. Sólo tienes que clicar para que comience la magia. Drive, Trello, Zoom, Asana, Stripe, Dropbox y un larguísimo etc.

Ordenar la información es la manera de optimizar tu flujo de trabajo

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