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Necesidades para organizar un festival de cine

Organizar un festival de cine puede parecer una tarea muy complicada, pero la realidad es que solo requiere organización y un trabajo constante. Seguramente pienses que un festival de cine es un evento fuera de tu alcance. A ver, no digo que vayas a montar Sitges, pero si quieres preparar un pequeño festival de cortometrajes o largometrajes amateur, te vas a sorprender.

No existe una guía cerrada para organizar un festival de estas características. Todas las recomendaciones que te voy a dar son basadas en mi experiencia. He trabajado varios años en la organización de festival de categoría A, es decir, festivales de cine internacionales. Así mismo, también tengo experiencia en categoría B y en festivales especializados.

En España hay cientos de festivales de cine cada año. Muchas grandes ciudades cuentan con varios, y la realidad es que hay público suficiente para todos. La diversidad y la variedad son siempre una oportunidad de enriquecimiento personal para los espectadores. Así que no creas que ya hay demasiados. Nunca son demasiados.

Por otro lado, existen muchos tipos de festivales de cine, más de los que imaginas, y muchos de ellos todavía no se han terminado de asentar. Por ejemplo, los festivales de cine vertical para obras grabadas con el móvil. Es cuestión de explorar lo que se hace en otros países para encontrar algo relativamente novedoso.

En cuanto a la cuestión presupuestaria, no te voy a engañar, las dimensiones de tu festival dependerán sobre todo de la inversión. Pero para hacer pequeños festivales podrás apañarte con algunos patrocinadores locales. Todo es cuestión de moverse y hacer contactos. Este artículo te servirá como punto de partida. Pero, por supuesto, hay más.

Para crear un nuevo festival, te puede ser útil este post sobre cómo lanzar una marca nueva.

Organizar un festival de cine: consideraciones y gastos previos

Materiales para organizar un festival de cine

Lo primero para organizar tu festival de cine es decidir que tipo de festival será. Cortometrajes, largometrajes, amateur, cine vertical, ámbito nacional, internacional, etc. Una vez tomes tu decisión, céntrate y no empieces a hacerlo más grande de lo que va a ser. Tienes que establecer un límite. Y si quieres que crezca, hazlo a lo largo de las ediciones. Primero aprende y mejora.

Lo siguiente que tienes que hacer es pensar en una fecha y en el lugar de celebración. Si lo vas a hacer en una determinada ciudad y lo haces coincidir con otro gran evento, cometerás un gran error. Intenta eliminar competencia en el ámbito temporal y geográfico. Una vez hecho esto, estás en disposición de pensar en las actividades que se van a realizar.

Es posible que solo quieras proyectar los trabajos. O puede que quieras hacer alguna mesa redonda, programas para niños, etc. Tendrás que pensar en instalaciones en las que puedas llevar a cabo tus actividades. Esta información puede cambiar según las ayudas con las que cuentes posteriormente, pero es bueno que lo incluyas en el proyecto que estás elaborando.

¿No te lo había dicho? Sí, tienes que elaborar un proyecto en el que recojas toda la información. Es vital para buscar financiación. Pero como te digo, no te preocupes, aunque debes llevarlo todo muy atado, luego habrá cambios con total seguridad.

Elabora una lista de invitados y piensa en dónde los vas a alojar. Esa puede ser una forma de patrocinio, los hoteles. Si consigues algún invitado VIP, aunque se trate de un pequeño festival de cortos, tendrás mucho ganado.

Los premios son algo importante que debes decidir. ¿Premio económico, estatuilla, un curso? Ten en cuenta que sea lo que sea, también cuesta dinero.

Consejos y aspectos importantes durante el desarrollo del evento

Para organizar un festival de cine necesitas contar con un jurado que determine quién gana los premios o reconocimientos. Estas personas también son un gasto a considerar, ya que también tienes que alojarlas y proporcionarles transporte y unas dietas. No hace falta que vayas al restaurante más caro de la ciudad. Pero incluso si es un pequeño festival de cortos y el jurado son cortometrajistas locales, ¿Qué menos que darles de comer?

Debes conocer las instalaciones a la perfección para poder solventar cualquier contratiempo rápidamente. Tu equipo de producción debe tener acceso a todo y tener muy claro con quién contactar en caso de necesitarlo. Haz pruebas previamente y no dejes nada al azar. Controla absolutamente cada actividad.

Es valioso que haya invitados especiales para que ocupen algunas plazas. Nada le hará más daño a tu festival que una sala o una actividad vacía. Invita a participantes y acompañantes. Y por supuesto, confirma la asistencia para que nada pueda fallar, y para que no haya gastos evitables. Esto se aplica tanto a invitados en general como a los VIPS.

Los medios de comunicación requieren una atención especial. Asegúrate de mantener una relación fluida: envía comunicados de prensa, invítalos a asistir, convoca ruedas de prensa, etc. Si quieres que se hagan eco del evento, vas a tener que trabajarlo.

La gala final o la entrega de premios debes tratarla como un evento aparte. Organiza bien la disposición de los asientos para que los galardonados, invitados, autoridades, etc, tengan su plaza asegurada. Y haz una escaleta muy escrupulosa midiendo bien los tiempos. El presentador debe tener su guion con antelación, y haz ensayos previos siempre que puedas. Evitarás problemas.

Cuanto más grande sea tu festival, mayor organización y necesidades tendrás.

Infraestructura para organizar un festival de cine amateur perfecto

consejos para organizar un festival de cine

Dentro de la infraestructura necesaria para organizar un festival de cine, ten en cuenta que dependerá de tus necesidades específicas. Cuanto más grande sea tu evento, más necesitarás. Dicho esto, en un festival pequeño, habrá departamentos que puedan asumir varias funciones, y puede que por ejemplo no necesites alojamiento. No obstante, estos son los departamentos más básicos con los que tienes que
contar:

  • Producción: este departamento es el más básico y el más importante. Se ocupan de la coordinación de todos los departamentos, y de asegurarse de que se cumplan horarios. Diseñan planes para alojamiento, transporte, etc. Básicamente, se encargan de conseguir todo lo que necesite el festival. Asumen otras funciones como asistencia a los invitados, transporte de material, y un largo etcétera.
  • Departamento técnico: estas personas se encargan de montar y ejecutar todo el apartado técnico como las proyecciones o la microfonía en mesas redondas.
  • Audiovisual: este departamento está ligado al anterior, y puede ser el mismo. Además de lo anterior, se encargan de fotografía y vídeo del evento, y de facilitar dicho material al departamento de marketing y prensa.
  • Marketing: necesitas una web, campañas, merchandaising, y en definitiva, una estrategia de marketing si quieres que tu festival se haga un hueco. Puedes contratar los servicios de una agencia de marketing digital.
  • Prensa: puede ser absorbido por el departamento de marketing. Se encargan de la relación y comunicación con los medios de comunicación y de generar contenidos.

Ya que hablamos de infraestructura, todas estas personas necesitan un lugar para trabajar. Muchas pueden trabajar desde casa, pero necesitas alguna oficina en la que se establezca un puesto de mando.

Seguro que el ayuntamiento puede cederos espacios que no utiliza.

En cuanto a las instalaciones como salas de proyección, dependerán de las actividades.

Organizar un festival de cine requiere tiempo, dedicación y esfuerzo

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