Cómo usar Google Meet | Guía completa para hacer videollamadas

Google Meet es la aplicación más utilizada para realizar videollamadas y reuniones virtuales (con permiso, claro está, de Whatsapp). La diferencia de estas dos apps es que Meet está más pensada y enfocada para reuniones de empresas e instituciones educativas que hacen clases online. Su uso personal está menos extendido.

Google pone a disposición de los usuarios una versión gratuita bastante completa y otra de pago con opciones más avanzadas. Para acceder sólo hace falta tener una cuenta de correo electrónico de gmail. Todos los participantes e invitados a las reuniones deben cumplir ese único requisito. No hace falta descargar ningún software porque es una herramienta más de Google.

La mayoría de usuarios lo utiliza desde la versión de escritorio, ya que al ser una herramienta de trabajo, se suele acceder desde ordenadores. Pero si necesitas utilizarlo desde tu smartphone o una tablet, puedes descargar la app desde la Play Store para sistema Android o desde la App Store para IOS.

Las videollamadas y las reuniones virtuales han experimentado un gran crecimiento desde la aparición del coronavirus. La situación ha derivado en la proliferación de este tipo de aplicaciones. Seguramente conoces algunas como Zoom. Yo recomiendo Meet no sólo por ser intuitiva, rápida de utilizar y eficaz (permite compartir documentos, pantalla, etc). Además, la calidad del vídeo y el sonido es realmente buena para una app gratuita.

En este artículo os voy a explicar las principales funciones de la herramienta, pero os adelanto que es mucho más de lo que esperarías de una versión gratuita. Puedes programar por calendario, hacer videollamadas ilimitadas, protección de datos y muchas más opciones. ¡Vamos a verlo en detalle!

Características de Google Meet en su versión de acceso gratuita

Para acceder a Google Meet sólo necesitas una cuenta de correo con gmail. Es decir, que todos los usuarios que utilicen este mailhosting tienen acceso en todo momento sin tener que hacer ningún tipo de registro. Google ofrece varias herramientas gratuitas y muchas de ellas pueden conectarse entre ellas: Drive, Calendar, Chat, Currents, Slides, Sites, Forms, etc.

• Reuniones ilimitadas: puedes realizar tantas reuniones como quieras al día, pudiendo invitar hasta 100 participantes (todos ellos deben tener cuenta de gmail). La duración de la reunión entre dos personas puede ser de hasta 24 horas. Entre más de 3 personas, la duración de la reunión es de 1 hora, pudiendo reiniciarla de nuevo pasado este tiempo sin problema y rápidamente.
• Subtítulos: pueden disponer de subtítulos en inglés en tiempo real utilizando la tecnología de reconocimiento de voz de Google.
• Multiplataforma: Meet funciona en cualquier tipo de dispositivo y sistema (android, ios, versión de escritorio).
• Pantalla de Vista Previa: ajusta tu cámara y micrófono y comprueba como se verá tu estancia en la reunión antes de que empiece. También puedes comprobar quién se ha unido a la reunión antes de conectarte.
• Diseños Ajustables: la aplicación cambia el diseño de la ventana para mostrar el contenido y los participantes más activos. También puedes cambiar el diseño con opciones como el fondo.
• Control de anfitrión: Puedes fijar, silenciar o quitar participantes. Lo único que no puede hacer el anfitrión, por motivos de privacidad, es activar el sonido de otro participante.
• Compartir pantalla: muestra tu pantalla para compartir presentaciones o documentos y archivos. Cualquier cosa que hagas en tu pantalla. Puedes mostrar un vídeo o realizar una acción que quieres que se vea (como un tutorial).
• Enviar mensajes: comparte archivos, enlaces y mensajes durante la reunión con otros usuarios.

Opciones avanzadas para reuniones virtuales: Google WorkSpace

Google Meet cuenta con dos planes de pago que ofrecen opciones avanzadas para empresas. Se trata de Google WorkSpace Essentials y Google WorkSpace Enterprise. Por otro lado, también puedes disponer de Google WorkSpace for Education Fundamentals. Este último paquete es gratuito y cuenta con funciones específicas para educación.

Essentials incluye la posibilidad de grabar las reuniones y almacenarlas en Drive, la reducción de ruido inteligente y una opción muy interesante que es levantar la mano. Al hacerlo, los participantes reciben una notificación. El moderador tiene potestad para bajar tu mano. También puedes hacerlo tú mismo si lo consideras.

Se pueden crear diferentes grupos de trabajo, y la asistencia técnica mejora con respecto a la versión gratuita. Mientras que en Meet hay foros y recursos de ayuda online, en Essentials, cuentas con asistencia técnica 24 horas en varios idiomas. El almacenamiento en Drive es de 100gb frente a los 15gb de la versión gratuita.

En cuanto a Google WorkSpace Entreprise, incluye todas las posibilidades que ofrece Essentials yendo más allá. Permite hasta 250 participantes, y la posibilidad de realizar encuestas durante la reunión e informes de asistencia. También puedes emitir en directo para una audiencia de hasta 100.000 espectadores. Aunque para este fin, te recomiendo el streaming en youtube.

Las opciones de seguridad son mayores, con centro de alertas, paneles de control específicos para la seguridad, herramientas de investigación, etc. La atención al cliente también mejora, con asistencia 24 horas con un tiempo de respuesta de 1 hora como máximo para problemas críticos. Finalmente, el almacenamiento en Drive es ilimitado y permite unidades compartidas.

Con respecto a Google WorkSpace for Education Fundamentals, incluye funcionalidades como classroom y tareas para mejorar la productividad. Está orientado a simplificar las tareas del profesor y ahorrar tiempo logrando una colaboración eficiente.

Cómo crear una reunión en Google Meet en a penas unos minutos

Crear una reunión en Google Meet es realmente sencillo y rápido gracias a su interfaz, que no puede ser más amigable e intuitiva. Existen tres formas para crear una reunión: crear una reunión para más tarde, iniciar una reunión instantánea y programar en calendario. Vamos a centrarnos en la última opción, ya que es la más utilizada en el ámbito profesional.

Para acceder a Google Meet debes iniciar sesión con tu cuenta. En los 9 puntos de la parte superior derecha de la página principal de Google encontrarás el logotipo de Meet. Una vez hagas clic sobre él, estarás en Meet.

El siguiente paso es seleccionar “reunión nueva”. Se desplegarán tres opciones, de las cuales elegirás “programar en calendario de google”. Esta opción te permitirá programar la reunión en el Google Calendar.

A continuación podrás configurar la reunión, añadiendo datos como el título, la fecha, la hora, la duración, la ubicación y alerta de notificaciones. Si quieres, también puedes agregar una pequeña descripción sobre el evento para que los asistentes lo vean. En la parte derecha, puedes agregar a los participantes escribiendo sus correos electrónicos. No olvides clicar el botón de “guardar”.

Te recomiendo que aceptes la notificación para enviar la invitación por email a los participantes. De lo contrario, corres el riesgo de que alguno no aparezca ya que tendrás que revisar su calendario.

Para crear una reunión para más tarde, puedes seguir el mismo proceso. La herramienta te facilitará un enlace directo que puedes enviar a los participantes para que se conecten a través de él a la hora acordada.
En el caso de la reunión instantánea, accederás automáticamente a una sala en la que podrás añadir a los usuarios con los que te vas a conectar.

Google Meet es la solución más eficaz para tus reuniones virtuales